Prektis periksa KPSL 2

Soalan

Encik Khairul Kahiry telah diberi tanggungjawap menguruskan stor di jabatan. Sila Nyatakan dengan lengkap, Jika satu pesanan telah dibuat bagi membekalkan barang keperluan pejabat, apakah tindakan yang perlu diambil oleh Encik Khairul Khairy apabila:

(i)                  Menerima bungkusan yang mengandungi barang-barang daripada pembekal.

(ii)                Didapati terdapat kerosakkan pada sebahagian barang-barang yang diterima rosak dan jumlahnya didapati berlebihan. Bolehkan tuntutan dibuat kepada pembekal?

(iii)               Encik Khairul Khairy baru mengambil alih tugas daripada pegawai lain.

(I)

Premis -1 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Premis -2 Merujuk Premis 1, Bab A Penerimaan, Para 37. Menyatakan bahawa Pegawai Penerima ilaha pegawai yang diberi tangungjawap oleh ketua Jabatan untuk menerima dan mengesahkan barang-barang stor yang diperolehi.

Merujuk kepad Premis-1, Bab A Penerimaan, Para 43(a)(b)(c)(e), menyatakan bahawa En. Khairul sebagai pegawai penerima seperti mana yang disebut dalam premis 2, hendaklah dengan segera menyemak terlebih dahulu barang yang diterima daripada pembekal dengan mengambil  langkah-langkah seperti berikut. Memastikan barang-barang diterima secara fizikal bersert dokumen yang diperlukkan (jika berkenaan)seperti:-

(i)                  Pesanan Rasmi Kerajaan

(ii)                Nota atau bil serahan

(iii)               Inbios

(iv)              Dokumen kontrak

(v)                Kad jaminan

(vi)              Nota Senarai Pembungkusan

(vii)             Perakuan kualiti daripada pembekal

(viii)           ‘certificate of Origin’ bagi barang import

(ix)              Surat jaminan pengambilan balik bagi barang berhad tempoh

(x)                Dokumen dokumen lain yang berkaitan.

Barang-barang hendaklah diperiksa secara dikira,diukur, ditimbang atau diuji serta-merta oleh pegawai penerima dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain sebelum disahkan penerimaanya. Penerima barang-barang daripada pembekala hendaklah mengunakan Borang terimaan barang-barang (BTB) KEW-PS-1 yang disediakan oleh pegawai penerima dan diperakukan oleh pegawai pengesah.

(II)

Premis -1 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Merujuk kepad Premis 1, Bab A Penerimaan ,Para 43 (h)(i)(j)(k), menyatakan bahawa boring laporan terima barang-barang KEW.PS-2 hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi. Pegawai Penerima hendaklah menyemak salinan pesanan rasmi kerajaan serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatatkan diruang No. Rujukan Penerimaan di KEW.PS-2. KEW.PS -2 hendaklah disediakan  dalam dua (2) salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama hendaklah dikemukakan kepada pembekal atau agen penghantaran mengikut mana yang berkenaan dengan serta-merta. Salinan kedua disimpan oleh stor untuk rujukan.

Ya, tuntutan boleh dibuat kepada pembekal atas barang yang diterima rosak.

(III)

Premis -1 Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Merujuk kepada Premis 1, Bab E Pemeriksaan, Para 203 (a)(b)(c)(d), menyatakan bahawa, Apabila berlaku pertukaran di antara Pegawai Stor tindakan berikut hendaklah diambil:-

(a)    Menyediakan Perakuan Ambil Alih KEW.PS-18 dalam tempoh dua(2) minggu dari tarikh mengambil alih stor;

(b)   Membuat semakan di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak secara seratus peratus (100%) bagi memastikan baki stok adalh sama denagan fizikal stok.

(c)    Perakuan Beri Alih KEW.PS-18 hendakalh di sediakan dan ditandatangani oleh kedua0dua pegawai berkenaan dengan disahkan oleh ketua Jabatan

(d)   Pegawai stor yang mengambil alih tugas stor hendaklah melakukan tindakan pelarasan stok di Para 194, Jika terdapat stok lebih atau kurang.